Финансы в Excel

Содержание

Обработка больших объемов данных. Часть 1. Формулы

Одним из самых популярных методов использования электронных таблиц является обработка данных, полученных из учетных систем. Современные базы данных, используемые учетными системами в качестве хранилища информации, способны накапливать и обрабатывать в собственных структурах десятки, а иногда сотни тысяч информационных записей в день. Средства анализа в системах управления базами данных реализуются либо на программном уровне, либо через специальные интерфейсы и языки запросов. Электронные таблицы позволяют эффективно обработать данные без знания языков программирования и других технических средств.

Методы переноса данных в Excel могут быть различны:

  • Копирование-вставка результатов запросов
  • Использование стандартных процедур импорта (например, Microsoft Query) для формирования данных на рабочих листах
  • Использование программных средств для доступа к базам данных с последующим переносом информации в диапазоны ячеек
  • Непосредственный доступ к данным без копирования информации на рабочие листы
  • Подключение к OLAP-кубам

Данные, полученные из учетных систем, обычно характеризуются большим объемом – количество строк может составлять десятки тысяч, количество столбцов при этом часто невелико, так как языки запросов к базам данным сами имеют ограничение на одновременно выводимое количество полей.

Обработка этих данных в Excel может вестись различными методами. Выделим основные способы работы:

  1. Обработка данных стандартными средствами интерфейса Excel
  2. Анализ данных при помощи сводных таблиц и диаграмм
  3. Консолидация данных при помощи формул рабочего листа
  4. Выборка данных и заполнение шаблонов для получения отчета
  5. Программная обработка данных

Правильность выбора способа работы с данными зависит от конкретной задачи. У каждого метода есть свои преимущества и недостатки.

В данной статье будут рассмотрены способы консолидации и выборки данных при помощи стандартных формул Excel. 

Три главных алгоритма сортировки в Excel.

1. Столбцы с ячейками, содержащими числовые значения, сортируются по принципу «от меньшего к большему» или наоборот.

2. Столбцы с ячейками, содержащими текстовые значения, сортируются по алфавиту в прямом или обратном направлениях.

3. Столбцы с ячейками, содержащими даты, сортируются по принципу «от более старых к более новым» или наоборот.

Сортировка в Excel 2007 и более новых версиях может дополнительно производиться по признакам форматирования — по цвету заливки ячеек, по цвету шрифта ячеек, по набору значков условного форматирования.

Продолжим работу с базой данных БД2 «Выпуск металлоконструкций участком №2», созданной в статье «База данных в Excel».

Рассматриваемая учебная база данных состоит всего из 6-и полей (столбцов) и 10-и записей (строк). Реальные базы данных обычно содержат более десятка полей и тысячи записей! Найти необходимую информацию в такой таблице очень не просто! Именно через призму такого понимания необходимо смотреть на последующие наши действия.

Дальнейшая работа будет построена следующим образом: в этой и следующих статьях этого цикла мы будем, используя разнообразные возможности программы MS Excel, формировать  мгновенные ответы на различные вопросы и задачи, которые возникают в практической деятельности руководителя производственного участка. То есть будем решать реальные производственные задачи!

Ведение базы данных – сбор информации – само по себе ничего не дает, напротив, забирает у нас какое-то время! Но результаты анализа этой информации, позволяющие дать точные ответы на разнообразные вопросы, могут многократно улучшить управляемость объектами базы данных в реальной жизни!

В производстве при грамотном построении и тщательном ведении баз данных применение результатов анализа позволяет удвоить, а иногда и утроить объемы выпуска продукции на тех же площадях, оборудовании и с тем же составом ИТР.

Решение1

Если числовой столбец гарантировано не содержит повторяющихся значений, то задача решается легко:

  • Числовой столбец отсортировать функцией НАИБОЛЬШИЙ() (см. статью Сортированный список (ЧИСЛОвые значения) );
  • Функцией ВПР() или связкой функций ИНДЕКС()+ПОИСКПОЗ() выбрать значения из текстового столбца по соответствующему ему числовому значению.

Однако, в реальных задачах числовой столбец может содержать повторы, а так как функция ВПР() в случае наличия повторов всегда выбирает только первое значение сверху (см. статью Функция ВПР() в MS EXCEL ), то этот подход не годится (названия Фруктов будут выведены неправильно).

Поэтому механизм сортировки придется реализовывать по другому.

Создадим для удобства 2 Динамических диапазона Фрукты и Продажи , которые будут ссылаться на диапазоны ячеек, содержащие значения в соответствующих столбцах исходной таблицы. При добавлении новых строк в таблицу, границы этих динамических диапазонов будут автоматически расширяться.

В столбцах D и E разместим таблицу, которая будет динамически сортироваться,

В ячейке Е7 запишем зубодробительную формулу массива :

=ИНДЕКС(Продажи; ОКРУГЛ(ОСТАТ(НАИБОЛЬШИЙ( —(СЧЁТЕСЛИ(Продажи;»

Данная формула сортирует столбец Объем продаж (динамический диапазон Продажи ) по убыванию. Пропуски в исходной таблице не допускаются. Количество строк в исходной таблице должно быть меньше 1000.

Разберем формулу подробнее:

  • Формула СЧЁТЕСЛИ(Продажи;» возвращает массив {4:5:0:2:7:1:3:5}. Это означает, что число 64 (из ячейки B7 исходной таблицы, т.е. первое число из диапазона Продажи ) больше 4-х значений из того же диапазона; число 74 (из ячейки B8 исходной таблицы, т.е. второе число из диапазона Продажи ) больше 5-и значений из того же диапазона; следующее число 23 — самое маленькое (оно никого не больше) и т.д.
  • Теперь вышеуказанный массив целых чисел превратим в массив чисел с дробной частью, где в качестве дробной части будет содержаться номер позиции числа в массиве: {4,001:5,002:0,003:2,004:7,005:1,006:3,007:5,008}. Это реализовано выражением &»,»&ПОВТОР(«0»;3-ДЛСТР(СТРОКА(Продажи)-СТРОКА($E$6)))&СТРОКА(Продажи)-СТРОКА($E$6)) Именно в этой части формулы заложено ограничение о не более 1000 строк в исходной таблице (см. выше). При желании его можно легко изменить, но это бессмысленно (см. ниже раздел о скорости вычислений).
  • Функция НАИБОЛЬШИЙ() сортирует вышеуказанный массив.
  • Функция ОСТАТ() возвращает дробную часть числа, представляющую собой номера позиций/1000, например 0,005.
  • Функция ОКРУГЛ() , после умножения на 1000, округляет до целого и возвращает номер позиции. Теперь все номера позиций соответствуют числам столбца Объемы продаж, отсортированных по убыванию.
  • Функция ИНДЕКС() по номеру позиции возвращает соответствующее ему число.

Аналогичную формулу можно написать для вывода значений в столбец Фрукты =ИНДЕКС(Фрукты;ОКРУГЛ(…))

В файле примера , из-за соображений скорости вычислений (см. ниже), однотипная часть формулы, т.е. все, что внутри функции ОКРУГЛ() , вынесена в отдельный столбец J . Поэтому итоговые формулы в сортированной таблице выглядят так: =ИНДЕКС(Фрукты;J7) и =ИНДЕКС(Продажи;J7)

Также, изменив в формуле массива функцию НАИБОЛЬШИЙ() на НАИМЕНЬШИЙ() получим сортировку по возрастанию.

Для наглядности, величины значений в столбце Объем Продаж выделены с помощью Условного форматирования ( ). Как видно, сортировка работает.

Сортировка в Excel по нескольким столбцам

Как задать порядок вторичной сортировки в Excel? Для решения этой задачи нужно задать несколько условий сортировки.

  1. Открываем меню «Настраиваемая сортировка». Назначаем первый критерий.
  2. Нажимаем кнопку «Добавить уровень».
  3. Появляются окошки для введения данных следующего условия сортировки. Заполняем их.

Программа позволяет добавить сразу несколько критериев чтобы выполнить сортировку в особом порядке.

3. Используем инструмент «Мгновенное заполнение».

Если вы используете любую версию Excel 2013 — Excel 2019, вы можете воспользоваться  функцией Мгновенное заполнение, которая может не только автоматически заполнять диапазон данными, но и разделять их содержимое.

Если вы ещё не использовали эту функцию, то я быстро поясню ее работу. Программа анализирует данные, которые вы вводите в таблицу, и пытается определить, существует ли в них какая-либо закономерность. Как только Excel вычислит закономерность, то сразу предложит свой вариант.

Таким образом, при помощи этого инструмента вы можете взять какую-то часть данных и вставить их в новый столбец. Нагляднее и понятнее будет на примере.

Первым делом, убедитесь, что инструмент «Мгновенное заполнение» включен. Вы найдёте этот параметр на вкладке Файл > Параметры > Дополнительно > Автоматически выполнять мгновенное заполнение.

Теперь давайте посмотрим, как его можно использовать, чтобы автоматически разбить данные по нескольким столбцам. Итак, вы начинаете вводить с клавиатуры данные, которые нужно записать в отдельные позиции. По мере ввода Excel будет пытаться распознать закономерность в вводимых значениях, и как только он ее поймет, данные автоматически будут вставлены в остальные позиции ниже. Чтобы понять, как это работает, посмотрите на рисунок ниже:

Давайте возьмем столбец данных из нашего первого примера и посмотрим, как Мгновенное заполнение в Excel может помочь нам разделить ячейку пополам:

  1. Вставьте новый столбец рядом с столбцом с исходными данными и введите желаемую часть текста в первую ячейку (имя сотрудника в этом примере).
  2. Введите текст еще в пару ячеек. Как только программа обнаружит, по какому шаблону вводятся значения, он предложит заполнить остальные. В нашем случае, чтобы выяснить закономерность, потребовалось всего 2 записи:

  1. Если вас устраивает то, что вы видите, нажмите клавишу Enter, и все имена сразу будут вставлены ниже.

Если «Мгновенное заполнение» включено, но не предлагает вам никаких вариантов, можно принудительно запустить этот инструмент вручную на вкладке «Данные» или нажав сочетание клавиш Ctrl+E.

В зависимости от возрастания и убывания

Данный метод сортировки осуществляется так же, как по алфавиту. Различие будет лишь в наименовании функций: «По возрастанию», а также, «По убыванию».

По нескольким полям файла

Если сортировка необходима одновременно в нескольких столбиках и по нескольким параметрам, пригодится опция под названием «Настраиваемая сортировка». Рассмотрим ее.

Кликнем по вкладке «главная», после – «Сортировка и фильтр», затем – «Настраиваемая сортировка».

Далее откроется окошко, в котором следует по очереди выбирать столбцы, которые будут содержать усчитанные данные, а также, указать методы: в зависимости от цвета, значения, возрастания либо убывания и т.п.

Шапка окна содержит следующие кнопки:

  1. Добавление уровня;
  2. Удаление уровня;
  3. Копирование уровня;
  4. Клавиши вверх и вниз.

Говоря о том, каким именно образом будет осуществлена подобная сортировка, стоит заметить, что Эксель пойдет по списку сверху. Первый уровень является наиболее приоритетным. Например, нами выбрано «сортировать людей в зависимости от имени от А до Я – выполнено.

Затем, следующее условие состоит в сортировке списка в зависимости от возраста (по увеличению). Что же получается? Имена так и останутся рассортированные по алфавиту, однако люди-тёзки будут располагаться в определенном порядке – от самых младших к самым старшим.

2.gif

Итак, прежде всего, были отсортированы строчки в зависимости от имен. После этого, следует обратить внимание на имя Дарья. Их 4, однако располагаются они в той последовательности, как и были в таблице изначально.

Тогда было добавлено дополнительное условие – расположить людей в от самого младшего к наиболее старшему. В итоге, наша таблица отсортирована не только в зависимости от имен, но также, по возрастам и теперь вы знаете как сортировать по алфавиту в excel.

Sortirovka.jpg

Сортировка в Excel применяется для визуализации данных и их упорядочивания, что существенно облегчает восприятие информации, представленной в табличной форме. Необходимость в этой функции возникает при работе с бухгалтерскими ведомостями, списками складских запасов и строительными сметами.

Часто проблемой может стать вопрос расположения чисел от большего к меньшему или наоборот. На самом деле критерии для упорядочивания информации в Экселе бывают разными: дата, время, цвет ячеек или тип шрифта. Чаще всего при изучении приемов работы с электронными таблицами рассматриваются примеры, где представлены списки сотрудников или товаров, так как сортировать по алфавиту на практике приходится очень часто. Рассортировать в программе можно по двум различным параметрам.

Как отсортировать по алфавиту

Поскольку в большинстве таблиц числовые параметры привязаны к какому-либо тексту – фамилии или названию товара то удобно расположить по алфавиту. Рассмотрим особенности работы с этим инструментом в редакторе Еxcel на примере таблицы «Содержание питательных веществ во фруктах и овощах».

Для того чтобы отсортировать названия овощей и фруктов по алфавиту необходимо выделить первый столбец, кликнув мышью по его заголовку. Далее требуется перейти на панель инструментов «Редактирование» и открыть вкладку «Главная», на которой расположена специальная кнопка «Сортировка и фильтр». Для упорядочивания названий в первом столбце от А до Я или наоборот, достаточно выбрать соответствующую команду сортировки в выпадающем меню. Если в таблицу Еxcel будут добавлены данные о других продуктах сработает автоматическая сортировка.

1-1024x553.jpg

Сортировка данных вручную

В сводной таблице данные сортируются автоматически по выбранному вами варианту сортировки. Это называется автосортировкой.

Поместите курсор на стрелку Стрелка вниз в метках строк или метках столбцов.

Выберите Ручной

Появляется автосортировка, показывающая текущий порядок сортировки для каждого из полей в сводной таблице. Теперь предположим, что вы хотите отсортировать поля Region по порядку — Восток, Запад, Север и Юг. Вы можете сделать это вручную, следующим образом —

  • Нажмите стрелку Стрелка вниз в строке ярлыков.

  • Выберите Region в поле Select Field из выпадающего списка.

  • Нажмите Дополнительные параметры сортировки . Откроется диалоговое окно Sort (Region).

  • Выберите Вручную (вы можете перетаскивать объекты, чтобы изменить их порядок).

  • Нажмите ОК.

Нажмите стрелку Стрелка вниз в строке ярлыков.

Выберите Region в поле Select Field из выпадающего списка.

Нажмите Дополнительные параметры сортировки . Откроется диалоговое окно Sort (Region).

Выберите Вручную (вы можете перетаскивать объекты, чтобы изменить их порядок).

Нажмите ОК.

Выберите регион

В разделе «Сводка» текущий порядок сортировки задается как перетаскивание элементов поля «Регион» для отображения их в любом порядке.

Нажмите на восток и перетащите его наверх. При перетаскивании на восток горизонтальная зеленая полоса появляется на всем протяжении ряда строк.

Нажмите на восток

Повторяйте перетаскивание с другими элементами поля Регион, пока не получите необходимое расположение.

Повторение

Вы можете наблюдать следующее —

  • Элементы вложенного поля — продавец также перемещаются вместе с соответствующим элементом поля Регион. Кроме того, значения в других столбцах также переместились соответственно.

  • Если вы поместите курсор на стрелку Стрелка вниз в метках строк или меток столбцов отображается автосортировка, показывающая текущий порядок сортировки полей «Продавец» и «Месяц». Поскольку вы отсортировали поле «Регион» вручную, оно не будет отображаться в автосортировке.

Элементы вложенного поля — продавец также перемещаются вместе с соответствующим элементом поля Регион. Кроме того, значения в других столбцах также переместились соответственно.

Если вы поместите курсор на стрелку Стрелка вниз в метках строк или меток столбцов отображается автосортировка, показывающая текущий порядок сортировки полей «Продавец» и «Месяц». Поскольку вы отсортировали поле «Регион» вручную, оно не будет отображаться в автосортировке.

Примечание. Вы не можете использовать это ручное перетаскивание элементов поля, находящегося в области AL ЗНАЧЕНИЯ списка полей сводной таблицы. Следовательно, вы не можете перетащить значения суммы суммы заказа в эту сводную таблицу.

5. Как разделить ячейку по диагонали при помощи вставки фигуры

Этот вариант похож на предыдущий и также подходит для больших ячеек. Вместо форматирования мы идем на вкладку «Вставка» и среди различных фигур выбираем линию. Проводим ее по диагонали.

Текст располагаем красиво, изменив его горизонтальную ориентацию, как уже было описано чуть выше. Можно разбить его на строки внутри самой клетки таблицы при помощи комбинации клавиш ALT + Enter.

Думаю, вы догадались, что таким же образом можно линией разделить ячейку на две по горизонтали.

Поиск по одному критерию

Таблицы с формулами на листе SEARCH предназначены для поиска по ключевому полю с выборкой другого поля в качестве результата.

Первый вариант – это использование популярной функции VLOOKUP.

SEARCH!B5

=VLOOKUP(A5;data!$H$1:$M$3000;6;0)

Во втором вариант использовать VLOOKUP нельзя, так как результирующее поле находится слева от искомого. В данном случае используется сочетание функций MATCH+OFFSET.

SEARCH!C13

=MATCH(A13;data!$Z$1:$Z$3000;0)

SEARCH!B13

=OFFSET(data!$M$1;C13-1;0)

Первая функция ищет нужную строку, вторая возвращает нужное значение через вычисляемую адресацию.

Примеры сортировки

Таблица для примеров

Сортировка по одному столбцу

Краткая запись кода VBA Excel для сортировки диапазона по первому столбцу с параметрами по умолчанию:

SubPrimer1()

    WithActiveSheet.Sort

        .SortFields.Clear

        .SortFields.Add Key:=Range(«A2»)

        .SetRange Range(«A2:C7»)

        .Apply

    EndWith

EndSub

Полная запись, но тоже с параметрами по умолчанию:

SubPrimer2()

    WithActiveSheet.Sort

        .SortFields.Clear

        .SortFields.Add Key:=Range(«A2»),SortOn:=xlSortOnValues,Order:=xlAscending,DataOption:=xlSortNormal

        .SetRange Range(«A2:C7»)

        .Header=xlNo

        .MatchCase=False

        .Orientation=xlTopToBottom

        .Apply

    EndWith

EndSub

Результат сортировки:

Сортировка по двум столбцам

Код VBA Excel для сортировки исходной таблицы по первому и второму столбцам с параметрами по умолчанию:

SubPrimer3()

    WithActiveSheet.Sort

        .SortFields.Clear

        .SortFields.Add Key:=Range(«A2»)

        .SortFields.Add Key:=Range(«B2»)

        .SetRange Range(«A2:C7»)

        .Apply

    EndWith

EndSub

Результат сортировки:

Применение сортировки ко второму столбцу (добавление еще одного объекта SortField) не нарушает сортировку первого – в первом столбце меняются местами только ячейки с одинаковыми значениями.

Хитрости сортировки

Допустим, что у пользователя есть таблица, в которой присутствует столбец с названиями месяцев года. И когда необходимо отсортировать его, к примеру, по возрастанию, получается примерно так: август, апрель, декабрь и т.д. А хотелось бы, чтобы сортировка происходила в привычной последовательности, т.е. январь, февраль, март и т.д. Сделать это можно с помощью особой настройки по пользовательскому листу.

Для этого необходимо выделить всю таблицу, открыть окно сортировки и в поле «Порядок» указать пункт «Настраиваемый список». Откроется новое окно, где можно выбрать нужную последовательность месяцев в году. Если такого списка нет (например, название месяцев на английском), то его можно создать самому, выбрав опцию «Новый список».

Отсортировать данные в Microsoft Excel совсем не трудно. Зато в результате можно получить удобную таблицу или отчет для быстрого просмотра необходимой информации и принятия решения.

Сортировка в Экселе

Здравствуйте. Сегодня показываю, как сортировать таблицу в Excel, чтобы выстроить строки в нужном порядке (или беспорядке).

Первый способ сортировки – использовать контекстное меню автофильтра (как включить автофильтр – я рассказал в этой статье):

  1. Кликните на кнопке фильтрации того столбца, который нужно сортировать
  2. Вверху выпадающего меню будет блок команд сортировки. Выберите тот, что подходит вам.

sortirovka-cherez-filtr-300x178.jpg

Второй способ, как сортировать в Excel – с помощью команд ленты:

  1. Кликните в любой ячейке того столбца, который нужно сортировать
  2. Нажмите на ленте Главная – Редактирование – Сортировка и фильтр
  3. Выберите способ сортировки и получайте результат

sortirovka-na-lente-300x128.jpg

В зависимости от типа данных в столбце, программа предложит вам разные варианты. Например: по возрастанию, от А до Я, от старых к новым и т.п.

В Эксель сортировка по дате идентична числовой, т.к. дата здесь – тоже число, а точнее – порядковый номер. У меня даже есть статья об этом, почитайте!

Как убрать сортировку в Excel

Для отмены единичной сортировки диапазона данных достаточно нажать кнопку «Отменить ввод» в левом углу экрана. Бывает так, что изменения в файле были сохранены и отменить действие невозможно. Как убрать сортировку в этом случае?

Если после сложных манипуляций с таблицей, ее нужно будет вернуть в первоначальный вид, перед выполнением сортировки следует специально создать дополнительный столбец, в котором будет отражена нумерация строк. После завершения сложного анализа числовых и текстовых данных, представленных в таблице, чтобы отменить все проделанные операции достаточно будет установить сортировку по созданному столбцу.

Курс дистанционного обучения:
«Экономическая информатика»
Модуль 2 (2,5 кредита): Прикладное программное обеспечение офисного назначения

Работа с таблицей Excel 2003 как с базой данных

Задача 2.1 (Двухуровневая сортировка)

Теперь снова отсортируем исходную таблицу по Объему продаж. Но теперь для повторяющихся значений (в столбце А три значения 74), соответствующие значения выведем в алфавитном порядке.

Для этого воспользуемся результатами Задачи 1.1 и Задачи 2.

sort-4.png

Подробности в файле примера на листе Задача2.

Как сделать сортировку по дате в Excel?

filtr-sortirovka1-9.png

Нам нужно отсортировать товар по дате поступления на склад.

Проверить, чтобы в столбце с датами был правильный формат («Дата»). Выделяем столбец и сортируем от старых дат к новым (от новых к старым).

filtr-sortirovka1-10.png

Выбираем от «старых к новым». Значения списка располагают в хронологическом порядке.

filtr-sortirovka1-11.png

Отсортировать данные в диапазоне можно по дням недели, по месяцам. Для этого в меню «Настраиваемая сортировка» выбираем «Настраиваемый список».

filtr-sortirovka1-12.png

Сортировка по нескольким столбцам

Вы можете упорядочить данные по многим столбцам одновременно. Попробуем в таблице из примера отсортировать по городам, а в каждом городе – по убыванию продаж. Вот, как это делается:

  1. Кликнем в любой ячейке таблицы
  2. Жмем на ленте Главная – Редактирование – Сортировка и фильтр – Настраиваемая сортировка
  3. В открывшемся окне выберем:
    • Сортировать по столбцу «Город»
    • Сортировка по значению
    • Порядок – от А до Я
      sortirovka-perviy-parametr-300x108.jpg
  4. Теперь нужно настроить сортировку сумм продаж. Кликаем « Добавить уровень »
  5. Настраиваем:
    • Сортировать по столбцу «Продано»
    • Сортируем по значению
    • Порядок – по убыванию
      sortirovka-vtoroy-parametr-300x108.jpg
  6. Нажимаем Ок

otsort-po-dvum-param-300x112.jpg

Видим, программа сначала упорядочила по городам, а потом для каждого города – продажи от больших к меньшим. Этого мы и добивались.

Сортировка в обратном порядке

Иногда нужно список «перевернуть». Вот как это можно сделать:

  1. В новом столбце пронумеруйте строки с помощью автозаполнения
    nablitsa-pronumerovana-300x128.jpg
  2. В шапке подпишите эту колонку. Например, «Порядок»
  3. Отсортируйте весь диапазон по этому столбцу «По убыванию»
    v-obratnom-poryadke-300x167.jpg
  4. Удалите или очистите колонку «Порядок». Готово.

Сортировка данных в Excel

Sortirovka_1.jpg Добрый день!

Сейчас я хочу поговорить об одной из часто используемых возможностей Excel, это сортировка данных в Excel. Каждый пользователь сталкивался неоднократно с необходимостью привести свои данные в надлежащий порядок, вся информация должно быть чётко структурирована, понятна и удобна. В хаосе данных очень трудно ориентироваться, что может привести к ошибкам и неточностям, а это часто чревато плохими последствиями.

Для избегания этих проблем в Excel есть очень классная возможность, которая так и называется «Сортировка» и данную процедуру можно произвести 4 способами:

  1. Сортировка от А до Я;
  2. Сортировка от Я до А;
  3. Сортировка по цвету;
  4. Сортировка с учётом регистра значений.

Упорядочивать данные по этим критериям возможно текстовые и числовые, как по возрастанию значения, так и по его убыванию. Sortirovka_2.jpg Но если вы имеете желание получить корректные данные, вам нужно знать несколько немаловажных моментов правильной сортировки:

  • При проведении сортировки данных в обязательно убедитесь, что фильтр наложен на все столбики таблицы. В этом случае произойдет динамическая сортировка, которая отсортирует по критерию все значения в таблице и правильно их отобразит. Если же сортировка будет наложена только на один столбик, то таблица будет разорвана и данные потеряны;
  • Стоить, очень хорошо запомнить! Отменить сортировку невозможно! Если же вы произвели ошибку при сортировке, тогда у вас есть 2 варианта. Во-первых, закрываете файл без сохранения, но велик риск, потерять и другие произведенные изменения или внесенные данные. Во-вторых, сразу выполнить команду «Отмена последнего действия» на панели быстрого доступа или использовать горячие клавиши CTRL+Z. РЕКОМЕНДУЮ! Если же вам нужно просто вернуть значение, к первоначальным, до момента сортировки, создайте дополнительный столбик и укажите в нём порядковые номера (вернуть старый вариант сортировки возможно снова отсортировав по этому столбику);
  • Строки, которые были скрытые, при проведении сортировки не будут перемещаться. Поэтому перед проведением правильной сортировки вам нужно отобразить все скрытые строки;

Сортировку данных в Excel, возможно, произвести при помощи панели управления, нажав на вкладке «Данные», кнопку «Сортировка», станет доступно диалоговое окно, в котором можно осуществить настройку сортировки. Sortirovka_3.jpg Хотя это окно и дублирует практически весь функционал встроенной сортировки в автофильтре, но всё есть небольшое отличие, вам станет доступна еще одна возможность сортировать свои данные с учётом регистра. Sortirovka_4.jpg В случаях, когда произошли изменения в таблице, данные были удалены, добавлены новые, заменены на другие, то есть возможность повторно отсортировать или наложить фильтр на свои данные. На вкладке «Данные» в блоке «Сортировка и фильтр» нужно нажать кнопочку «Повторить» и все ваши новые данные будут правильно отсортированы. Sortirovka_5.jpg На этом у меня всё, как правильно сортировать и на что обратить внимание для точности сортировки я рассказал и показал. Если у вас есть чем дополнить, жду ваши комментарии или замечания.

Ставьте лайк, если статья принесла вам пользу и была интересной!

До новых встреч!

Женщина может сделать миллионером любого мужчину-миллиардера.
Чарли Чаплин

Источник: topexcel.ru

Рейтинг
( 1 оценка, среднее 5 из 5 )
Загрузка ...