Гайд по использованию условного форматирования в Excel

Содержание

Что такое «Условное форматирование» и для чего оно нужно?

Очень часто, работая в таблицах MS Excel, мы сталкиваемся с большими объемами информации. Согласитесь, работа с данными становится гораздо проще и приятней, если эти данные выделены визуально. Не обязательно вчитываться в текст или цифры, достаточно бросить взгляд и глаз отделит нужные строки по цвету.  

b2ap3_large_1.png

Но что самое важное, условное форматирование может в разы Вашу облегчить работу при использовании правил фильтрации, которые также очень популярны при работе с большими объемами данных.  

Создание таблицы

Шаг 1: включение рамок страницы + режим разметки

Будем считать что вы только что открыли Excel 2013 (все действия практически аналогичны в версиях 2010 и 2007).

Первое, что многих пугает, это отсутствие видимости рамок страницы: т.е. не видно, где границы листа у страницы (в Word сразу отображается альбомный лист).

Чтобы увидеть границы листа, лучше всего отправить документ на печать (на просмотр), но не печатать его. Когда вы выйдите из режима печати, вы увидите в документе тонкую пунктирную линию — это и есть граница листа.

rezhim-pechati.gif

Режим печати в Excel: для включения зайти в меню «файл/печать». После выхода из него — в документе будут границы листа.

Для еще более точной разметки, зайдите в меню « вид » и включите режим « разметка страницы «. Перед вами должна появиться «линейка» (см. серую стрелку на скриншоте ниже) + альбомный лист предстанет с границами как в Word.

Razmetka-stranitsyi-v-Excel.jpg

Разметка страницы в Excel 2013.

Шаг 2: выбор формата листа (А4, А3…), расположение (альбомный, книжный).

Перед тем, как начать создавать таблицу, нужно выбрать формат листа и его расположение. Лучше всего это проиллюстрирует 2 скриншота ниже.

2014-06-29-14_52_51-Kniga1-Excel.jpg

Ориентация листа: зайти в меню «разметка страницы», выбрать пункт «ориентация».

2014-06-29-14_52_59-Kniga1-Excel.jpg

Размер страницы: для замены формата листа с А4 на А3 (или другой), необходимо зайти в меню «разметка страницы», далее выбрать пункт «размер» и во всплывающем контекстном меню выбрать требуемый формат.

Шаг 3: создание таблицы (рисование)

После всех приготовлений можно приступить к рисованию таблицы. Удобнее всего это делать с помощью функции «границы». Чуть ниже скриншот с пояснениями.

2014-06-29-14_58_36-.jpg

Для того, чтобы нарисовать таблицу: 1) перейти в раздел «главная»; 2) открыть меню «границы»; 3) в контекстном меню выбрать пункт «нарисовать границу».

Размер колонок

Размеры колонок удобно регулировать по линейке, которая покажет точный размер в сантиметрах (см.).

razmeryi-kolonok.jpg

Если потянуть за ползунок, изменяя ширину колонок — то линейка будет показывать ее ширину в см.

Размер строк

Размеры строк можно править аналогичным образом. См. скриншот ниже.

2014-06-29-15_07_43-Adobe-Photoshop-CS6-Extended.jpg

Для изменения высоты строк: 1) выделить нужные строки; 2) нажать по ним правой кнопкой мышки; 3) В контекстном меню выбрать «высота строки»; 4) Задать требуемую высоту.

Как создать правило

Чтобы создать правило, необходимо воспользоваться соответствующей опцией в разделе «Условное форматирование». Давайте рассмотрим конкретную последовательность действий. 

Сначала необходимо найти на ленте на вкладке «Главная» найти пункт «Условное форматирование». Его можно узнать по характерным разноцветным ячейкам разного размера со стоящей рядом картинкой с перечеркнутым знаком равно. 

Условное форматирование в Excel - подробно с примерами21

Там есть кнопка «Создать правило». Также можно нажать кнопку «Управление правилами», после чего откроется диалоговое окно, через которое также можно создать правило, нажав соответствующую кнопку в левом верхнем углу. 

Условное форматирование в Excel - подробно с примерами22

Также можно ознакомиться в этом окне с теми правилами, которые уже применены.

Условное форматирование в Excel - подробно с примерами23

Где находится условное форматирование в Эксель?

Кнопка “Условное форматирование” находится на панели инструментов, на вкладке “Главная”:

Где находится пункт условное форматирование в Excek

Файл-пример

Файл из приложения к статье создан для демонстрации различных примеров применения условного форматирования. Данные в файле не представляют собой какого-либо практического интереса. Формулы построения отчета о движении денежных средств в данной статье рассмотрены не будут, хотя и могут кому-то пригодится в своих экономических моделях.

Как уменьшить размер таблицы в Excel .

excel-izmenit-granicy-pechati-v-excel_8_1.jpg

​Как и в предыдущем​Наведите курсор на границу​ панель, где расположены​ рассказано, как изменить​ отмена форматирования первого​.​
​Удаление пользовательского стиля таблицы​​ >​: при форматировании диапазона​ ней больше не​ созданную в классическом​ вас уделить пару​ поля». На странице​Закладка «Страница»​
​ предварительного просмотра и,​таблица Excel не помещается​Напоследок расскажем, как автоматически​ способе, можно изменить​ строки или столбца,​ номера строк листа.​ размер ячеек в​ столбца таблицы.​Таблица отобразится в формате,​Выделите ячейки таблицы, для​Конструктор​ данных или таблицы​ применялся.​ приложении Excel, и​ секунд и сообщить,​ просмотра будут видны​.​ в нашей рабочей​ на экране монитора​

excel-izmenit-granicy-pechati-v-excel_9_1.jpg

​ изменить размер ячеек​ ширину ячейки практически​ который был выделен.​Установите его между двух​

excel-izmenit-granicy-pechati-v-excel_10_1.jpg

​ Excel. Мы рассмотрим​Последний столбец​ заданном по умолчанию.​ которых вы хотите​
​(на компьютерах Mac —​ в Excel вы​Форматирование таблиц можно дополнительно​ откроете ее в​
​ помогла ли она​​ все поля каждого​Здесь можно выбрать​ таблице, появились разметки​
​и нам приходится​ в Excel. Для​ так же, как​
​Зажмите ЛКМ и переместите​​ строк, опираясь на​
​ различные способы, которые​ — применение или отмена​Примечание:​ удалить пользовательский стиль.​ на вкладке​ сможете автоматически просматривать,​
​ настраивать, задавая параметры​​ Excel Online, то​ вам, с помощью​ столбика, двигая их​ ориентацию страницы. «Книжная»​ пунктиром – это​ двигать ее в​ этого также понадобится​

​ и высоту. Для​ мышь в нужном​ то, какую именно​​ будут актуальны в​ форматирования последнего столбца​ При отмене стиля таблицы​

​На вкладке​Таблицы​ как будет выглядеть​ экспресс-стилей для элементов​

​ увидите внесенные изменения. ​ кнопок внизу страницы.​ мышью, можно изменить​​ – лист будет​ выделены области печати.​ сторону, то можно​ выполнить несколько простых​ этого необходимо сделать​ вам направлении.​ ячейку вы хотите​

​ определенных обстоятельствах. Поэтому​ таблицы.​ сама таблица не​Главная​).​ выбранный стиль, который​ таблиц, например строк​Если у вас нет​ Для удобства также​
​ размер каждого столбца.​ расположен вертикально, «Альбомная»​Область печати в Excel​ изменить ее размер​ действий:​ несколько несложных действий:​Как можете заметить, после​ увеличить или уменьшить.​ дочитайте статью до​Чередующиеся строки​ удаляется. Если не​выберите​

excel-izmenit-granicy-pechati-v-excel_11_1.jpg

​Выберите​ будет применен только​заголовков​ классического приложения Excel,​ приводим ссылку на​
​Когда наводите курсор​ – лист будет​можно настроить и​ с помощью изменения​Выделите ячейку.​Выделите ячейку, размер которой​ этого размер изменится​После того как курсор​
​ конца, чтобы выбрать​ — использование разной заливки​ требуется работать с​Форматировать как таблицу​Создать стиль таблицы​ после нажатии клавиши​и​
​ вы можете Попробуйте​ оригинал (на английском​ на страницу предварительного​ расположен горизонтально.​ функцией «Области печати»​
​ масштаба.​Перейдите на главную вкладку.​ хотите поменять. Для​ сразу во всех​ изменится на две​ для себя наиболее​ для четных и​

Как сделать таблицу в Excel по-простому, но красиво

Сделать это невероятно легко, таблица создаётся буквально в 4 шага!

Итак. Переходим в вкладку «Вставка» – выделяем область таблицы – нажимаем на «Таблицу» – нажимаем «Ок»

иииии всё! Готово! Должна получиться красивая табличка, да еще и сразу с фильтрами, попробуйте, вам понравится!

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community, попросить помощи в сообществе Answers community, а также предложить новую функцию или улучшение на веб-сайте Excel User Voice.

Оформление таблицы в Excel

Ниже будет приведено несколько советов по оформлению созданной в Экселе таблицы; эти рекомендации в равной степени пригодятся и опытному, и начинающему пользователю, желающему работать с программой с наибольшей отдачей — и делать не только эргономичные, но и красивые блоки данных.

Изменение цвета ячеек

Чтобы придать ячейкам построенной в Excel таблицы большую привлекательность, можно задать им разные оттенки. Делается это просто:

  • Пользователь выделяет требуемые блоки.

12-19.png

  • Находит на вкладке «Главная» выпадающее меню «Заливка» и выбирает для строк, столбцов и отдельных квадратиков приглянувшиеся цвета.

13-18.png

Совет: вернуть всё «как было» можно, снова вызвав выпадающее меню и кликнув по параметру «Нет заливки».

Изменение высоты и ширины ячеек

Чтобы изменить в таблице Эксель высоту строки или ширину столбца, начинающему юзеру понадобится:

  • Выделить на листе Excel требуемую строку.

14-18.png

  • Щёлкнуть по её порядковому номеру правой клавишей мыши, выбрать пункт «Высота строки».

15-18.png

  • И задать в диалоговом окошке требуемое значение.

16-17.png

  • То же проделать для вертикальных рядов данных — только вместо «Высоты строки» кликнуть по пункту «Ширина столбца».

17-16.png

  • Пользователь может устанавливать по горизонтали и вертикали любые значения в пределах разумного; чтобы вернуться к исходным, достаточно воспользоваться комбинацией клавиш Ctrl + Z.

18-16.png

Изменение начертания и размера шрифта

Чтобы настроить эти параметры, автор таблицы в Экселе, желающий сделать самое красивое представление данных, должен:

  • Выделить на листе Excel нужные ячейки, строки или столбцы, на вкладке «Главная» в выпадающем списке подобрать оптимальное начертание символов.

19-16.png

  • Рядом, пользуясь кнопками B и I, определить, должен ли шрифт быть полужирным или наклонным.

20-16.png

  • И установить размер символов — кликнув по нужному в выпадающем списке или воспользовавшись кнопками «Больше/Меньше».

21-14.png

Важно: сбросить изменения можно, установив для ранее корректированных ячеек те же параметры шрифта, что и для оставшихся без изменений.

Выравнивание надписей

Задать положение в тексте ячейки по высоте и ширине можно следующим образом:

  • Выделить нужные области таблицы Экселя правой клавишей мыши и в открывшемся контекстном меню выбрать параметр «Формат ячеек».

22-15.png

  • На вкладке «Выравнивание» отметить в выпадающих списках способ привязки текста к центральной точке.

23-15.png

Важно: ячейки, оставшиеся невыделенными, отцентрированы не будут — пользователю придётся повторять для них все манипуляции с начала.

24-15.png

Изменение стиля таблицы

Сменить стиль можно только для созданной автоматически таблицы Эксель; юзер, решивший построить её вручную, вынужден будет «подгонять» параметры шрифта, заливку ячеек, выравнивание и другие характеристики, чтобы добиться схожести с оригинальной «заготовкой».

Чтобы сменить стиль в Excel, нужно:

  • Переключиться на вкладку «Конструктор».

25-12.png

  • Отметить галочками, должны ли быть выделены жирным первый и последний столбцы.

26-12.png

  • Нужна ли под таблицей строка результатов — и выбрать другие содержащиеся на вкладке параметры.

27-12.png

  • А открыв расположенное тут же выпадающее меню «Стили», владелец компьютера сможет выбрать один из нескольких десятков полностью готовых шаблонов — и применить его одним щелчком мыши.

28-12.png

Как создать правило

Если пред настроенные условия не подходят, вы можете создавать свои правила. Для настройки проделаем следующие шаги:

  • Выделим диапазон данных. Кликнем на пункт “Условное форматирование” в панели инструментов. В выпадающем списке выберем пункт “Новое правило”:

Создание собственного правила условного форматирования в Excel

  • Во всплывающем окне нам нужно выбрать тип применяемого правила. В нашем примере нам подойдет тип “Форматировать только ячейки, которые содержат”. После этого зададим условие выделять данные, значения которых больше “57”, но меньше “59”:

условное форматирование на основе значений между числами

  • Кликнем на кнопку “Формат” и зададим формат, как мы это делали в примере выше. Нажмите кнопку “ОК”:

Форматирование всех ячеек на основании их значений

Человек может самостоятельно задавать диапазон: целая строчка, весь документ или отдельная ячейка. Ориентироваться программа может только на значение одной ячейки. Это добавляет гибкости в процесс. 

См. также

Примечание: Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Была ли информация полезной? Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Источник: support.office.com

Приоритет выполнения правил — это важно!

При использовании условного форматирования в Excel вы не ограничены только одним правилом на ячейку. Вы можете применять столько правил, сколько требует логика вашего проекта. В том случае, если в вашей таблице используется несколько правил, то важно, в каком порядке они выполняются.

Если выбрать меню «Управление правилами» и указать там «Текущий лист», то вы увидите список имеющихся правил.

В этой таблице мы хотим выделить желтым цветом предстоящие в недалёком будущем отгрузки, а вот те из них, которые должны произойти сегодня или завтра, обозначить красным. Ведь к ним должно быть повышенное внимание и их нужно срочно выполнить.

Сначала создадим первое условие:

=$E5>$C$2

Как видим, сюда попадают все строки, в которых дата отгрузки больше текущей даты, записанной в ячейке C2.

Затем создаем второе условие, которое как бы будет являться подмножеством первого. Выделяем только ячейки, в которых ИЛИ дата отгрузки равна текущей $E$5=$C$2, ИЛИ дата отгрузки больше текущей на 1 день $E5-$C$2=1. Если хотя бы одно из этих требований выполняется, то строка будет закрашена красным.

=ИЛИ($E5-$C$2=1;$E$5=$C$2)

Важно! Правила, расположенные выше в списке, имеют более высокий приоритет (1 и 2 на рисунке вверху). Новые правила всегда добавляются в начало списка и по этой причине имеют более высокий приоритет. Результат их работы не может быть изменен действием предшествующих правил, расположенных ниже.

Однако, порядок выполнения всегда можно изменить в этом же окне при помощи стрелок «Вверх» и «Вниз» (3).

Условное форматирование даты в Excel

Выделяем диапазон с датами.

Применим к нему «УФ» — «Дата».

В открывшемся окне появляется перечень доступных условий (правил):

Выбираем нужное (например, за последние 7 дней) и жмем ОК.

Красным цветом выделены ячейки с датами последней недели (дата написания статьи – 02.02.2016).

Как работать в Excel с таблицами. Пошаговая инструкция

Прежде чем работать с таблицами в Эксель, последуйте рекомендациям по организации данных:

  • Данные должны быть организованы в строках и столбцах, причем каждая строка должна содержать информацию об одной записи, например о заказе;
  • Первая строка таблицы должна содержать короткие, уникальные заголовки;
  • Каждый столбец должен содержать один тип данных, таких как числа, валюта или текст;
  • Каждая строка должна содержать данные для одной записи, например, заказа. Если применимо, укажите уникальный идентификатор для каждой строки, например номер заказа;
  • В таблице не должно быть пустых строк и абсолютно пустых столбцов.

1. Выделите область ячеек для создания таблицы

kak-sdelat-tablicu-v-excel-1.png

Выделите область ячеек, на месте которых вы хотите создать таблицу. Ячейки могут быть как пустыми, так и с информацией.

2. Нажмите кнопку “Таблица” на панели быстрого доступа

kak-sdelat-tablicu-v-excel-2.png

На вкладке “Вставка” нажмите кнопку “Таблица”.

3. Выберите диапазон ячеек

kak-sdelat-tablicu-v-excel-3.png

Во всплывающем вы можете скорректировать расположение данных, а также настроить отображение заголовков. Когда все готово, нажмите “ОК”.

4. Таблица готова. Заполняйте данными!

kak-sdelat-tablicu-v-excel-4.png

Поздравляю, ваша таблица готова к заполнению! Об основных возможностях в работе с умными таблицами вы узнаете ниже.

Видео о том как сделать таблицу в Excel

Коллеги, специально для тех, кто лучше воспринимает информацию из видео, записал видеоурок про создание таблицы в Excel:

Итоги сего повествования

Друзья, что хочется сказать в конце, для начала конечно же поблагодарить себя за то, что посвятил вас в тайну тайн и научил как сделать таблицу в Excel.

Ну а если серьезно, попробуйте сделать то что рассказано выше и если возникнут вопросы, то задавайте их ниже в комментах, я постараюсь вам помочь.

Если хотите пойти дальше и узнать об одном из самых важных и спасительных приёмов при работе с таблицами в Excel, то велкам скорее читать про функцию ВПР в Экселе.

· Маркетинг

Как найти клиентов — реальные способы с примерами

Sherlock Holmes

Читать

«Форматировать только ячейки, которые содержат…»

Условное форматирование в Excel: ничего сложногоФорматировать ячейки на основе содержимого

Этот тип форматирования особенно полезен для выделения отдельных специальных значений. Например, все числа ниже 0 могут быть отформатированы красным цветом.

  • Выберите область в таблице, для которой вы хотите применить форматирование, и создайте новое правило с типом «Форматировать только ячейки, содержащие».
  • Установите следующий параметр: «Значение ячейки меньше 0»
  • Нажмите кнопку «Формат …» и выберите красный цвет в новом окне как цвет выделения.
  • Дважды нажмите «ОК», чтобы создать правило.

Как применить несколько правил условного форматирования к одной ячейке

Возможно применять несколько правил к одной ячейке.

Например, в таблице с прогнозом погоды мы хотим закрасить разными цветами показатели температуры. Условия выделения цветом: если температура выше 10 градусов – зеленым цветом, если выше 20 градусов – желтый, если выше 30 градусов – красным.

Для применения нескольких условий к одной ячейке выполним следующие действия:

  • Выделим диапазон с данными, к которым мы хотим применить условное форматирование => кликнем по пункту “Условное форматирование” на панели инструментов => выберем условие выделения “Больше…” и укажем первое условие (если больше 10, то зеленая заливка). Такие же действия повторим для каждого из условий (больше 20 и больше 30). Не смотря на то, что мы применили три правила, данные в таблице закрашены зеленым цветом:

условное форматирование в Excel по нескольким условиям

  • Кликнем на любую ячейку с присвоенным форматированием. Затем, снова кликнем по пункту “Условное форматирование” и перейдем в раздел “Управление правилами”. Во всплывающем окне, распределим правила от большего к меньшему и напротив первых двух поставим галочку “Остановить, если истина”. Этот пункт позволяет не применять остальные правила к ячейке, при соответствии первому. Затем кликнем кнопку “Применить” и “ОК”:

Условное форматирование в Эксель с несколькими условиями

Применив их, наша таблица с данными температуры “подсвечена” корректными цветами, в соответствии с нашими условиями.

Как объединить ячейки в Excel

Иногда, при оформлении таблицы, нужно слить несколько ячеек Excel в одну. Лучше всего это сделать с помощью ленточной команды: Главная – Выравнивание – Объединить и поместить в центре. Применение этой команды приведёт к слиянию всех выделенных смежных ячеек, а в получившейся большой клетке останется содержимое первой ячейки диапазона. Остальная информация из массива исчезнет. Данные будут выровнены по центру.

Параметры этой комбинированной команды можно открыть, щёлкнув на стрелке «вниз» справа от названия кнопки.

Объединение ячеек в ExcelНастройки объединения ячеек

Вы сможете выполнить такие дополнительные команды:

  • Объединить по строкам – сливаются только столбцы в каждой строчке выделенного диапазона. Это существенно облегчает структурирование таблиц.
  • Объединить ячейки – сливает все выделенные ячейки в одну, но не выравнивает текст по центру
  • Отменить объединение ячеек – название само говорит за себя, объединённые ячейки снова становятся отдельными клетками листа.

Инструменты объединения – это ключ к созданию структурированных данных. Освойте их использование как можно лучше, чтобы в будущем было легче управляться со сложными таблицами.

Форматировать только значения, которые находятся выше или ниже среднего

Аналогично, выбираем нужный параметр: выше, ниже, равно или ниже и т.п. Среднее значение для диапазона правило определит само, нам нужно только задать необходимый формат (и не забыть про диапазон, к которому будет применяться условие).  

Форматирование числовых значений MS-Excel

MS-Excel предоставляет к услугам пользователя более десяти видов различных форматов, описание которых представлено в таблице 2.7. Для установки формата числа необходимо:

  •  выделить ячейку;
  •  с помощью команды «Формат ячейки» из контекстного меню открыть окно
  • «Формат ячеек» (рисунок 2.16);
  • из списка «Числовые форматы:» выбрать формат;
  • в правой части окна выбрать тип формата (если требуется). Например, для формата «Число» можно определить количество символов в дробной части, установить (или убрать) разделитель групп разрядов;
  •  в поле «Образец» сравнить ожидаемый вид числа с желаемым;
  •  нажать кнопку «ОK».
  • Таблица 2.7 – Формат ячеек MS-Excel
Формат Описание
Общий Применяется для отображения как текстовых, так и числовых значений. Числа отображаются так, как они введены. Используется по умолчанию
Числовой Можно задать: количество знаков после запятой, разделитель групп разрядов, вариант отображения отрицательных чисел
Денежный Значения  отображаются  с  использованием  вы-
бранного символа валюты
Финансовый То же, что и формат «Денежный», но нельзя за-
дать вариант для отрицательных чисел
Дата Предлагается 17 вариантов, определяющих отоб-
ражения числа, месяца и года
Время Можно использовать один из 9 форматов отобра-
жения часов, минут и секунд
Процентный Значение в активной ячейке умножается на сто и добавляется символ процентов
Дробный Предлагается выбрать один из девяти способов отображения дробей
Экспоненциальный Отображение вещественного числа в экспоненци-
альной форме
Текстовый Отображает содержимое ячейки в том виде, в ко-
тором оно было введено, даже если содержимое представляет собой формулу
Дополнительный Отображает содержимое ячейки в виде номера те-
лефона, почтового индекса и т. д.

На панели «Форматирование» есть пять кнопок, которые упрощают применение соответствующего форматирования к выделенным ячейкам:

Форматирование символов в ячейках

Возможность изменения атрибутов шрифта позволяет создавать легко воспринимаемые таблицы. MS-Excel позволяет применить соответствующее форматирование как к содержимому всей ячейки, так и к отдельным словам или символам.

Изменить параметры шрифта можно с помощью вкладки «Шрифт» окна «Форматирование ячеек». Но практически все команды этого окна продублированы на панели инструментов «Форматирование».

Источник: http://system-repair.net/2014/11/formatirovanie-chislovyx-znachenij-ms-excel/

Форматирование только ячеек с определенным содержимым

Чтобы форматировать только ячейки с определенным содержимым, необходимо выбрать правило форматирование «Равно» или «Текст содержит». Отличие между ними в том, что в первом случае строка должна совпадать с критерием полностью, а во втором – лишь частично. 

Как видим, условное форматирование – это многофункциональная возможность программы Excel, дающая огромное количество преимуществ человеку, который ее освоил. Знаем, что на первый взгляд все это может показаться сложным. Но на самом деле, руки сами тянутся к ней, как только появляется выделить определенный кусок текста красным цветом (или отформатировать его любым другим способом), основываясь на его содержимом или в соответствии с другим критерием. Эта функция входит в базовый комплект знаний Excel, без нее невозможна даже любительская работа с электронными таблицами и базами данных.

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:

Рейтинг
( 1 оценка, среднее 5 из 5 )
Загрузка ...